“Graag tekst inhoudelijk controleren voor vrijdag 15 oktober.”
Hoe vaak zie jij dit aan het begin van een mail staan? De gewenste actie en een concrete deadline?
Effectief E-mailgebruik tip #4
In het kader van effectief e-mailgebruik, begin je een mail bij voorkeur met jouw vraag én een concrete deadline. Besef dat je hierdoor veel sneller een replay krijgt, waardoor jij weer verder kunt.
“Dat is toch niet aardig en beleefd?” krijg ik regelmatig als tegenwerping van deelnemers aan mijn training Effectief E-mail Beheer.
Maar klopt dat wel?
Is het wel aardig om iemand een puzzel te geven in de vorm van een mail vol tekst, waar hij/zij zelf de actie moet zien uit te vogelen?
Is het beleefd om zoveel tijd van iemand te vragen voordat het hem/haar duidelijk is wat jij van hem nodig hebt?
Ga er vanuit dat iedereen veel e-mail krijgt. De meeste van ons hebben een chronisch tijdgebrek en lezen diagonaal.
Door te beginnen met jouw vraag gekoppeld aan een concrete deadline, help jij de ander om keuzes te maken en prioriteiten te stellen.
Persoonlijk vind ik dat best aardig 🙋♀️
“Dat gaat mij niet lukken. Is woensdag 20 oktober okay?” zou zomaar eens een concrete reactie op een concrete deadline kunnen zijn. Zo ben je duidelijk én aardig 🌻 én weet iedereen waar ie aan toe is.
