Overvolle agenda? Zo pak je de regie terug!

Ken je dat gevoel? Je agenda staat bomvol, je mailbox stroomt over en je to-do-lijstje groeit met de minuut. Stress en burn-out dreigen om de hoek. Maak je geen zorgen, je bent niet de enige! Vandaag de dag kampen veel mensen met een overvolle agenda.

Gelukkig zijn er tal van strategieën om die overvolle agenda de baas te worden. In dit artikel deel ik mijn beste tips om je te helpen meer rust en balans in je werkdag te creëren.

 

1. Prioriteren is key!

Het allerbelangrijkste is om te leren prioriteren. Maak onderscheid tussen urgente en belangrijke taken. Wat moet écht nu gebeuren? En wat kan later?

• Urgente taken zijn taken die direct aandacht vereisen en niet uitgesteld kunnen worden. Denk hierbij aan een deadline die nadert of een spoedklus van je baas. Vraag jezelf af wat de consequenties zijn als je het NIET doet!
• Belangrijke taken zijn taken die belangrijk zijn voor je doelen op de lange termijn, maar die niet direct hoeven worden afgerond. Denk hierbij aan het werken aan een nieuw project of het leren van een nieuwe vaardigheid.

Maak een realistische planning voor je dag en houd rekening met onverwachte dingen. Plan niet te veel in, want dan houd je geen ruimte over voor onverwachte klusjes of spontane momenten.

Tip: Gebruik de Eisenhower Matrix om je taken te categoriseren.

De Eisenhower Matrix is een eenvoudig hulpmiddel om je taken in te delen in vier categorieën:

1. Belangrijk en urgent: Deze taken moet je direct afronden.
2. Belangrijk, maar niet urgent: Plan deze taken in voor later deze week of volgende week.
3. Urgent, maar niet belangrijk: Delegeer deze taken zoveel mogelijk.
4. Niet urgent en niet belangrijk: Vermijd deze taken zoveel mogelijk.

 

2. Nee zeggen is oké!

Je hoeft niet overal ja op te zeggen. Wees kritisch naar wat je extra in je agenda stopt. Wat is het belang? Kun je het wellicht schrappen of delegeren?

Het kan best lastig zijn om ‘nee’ te zeggen, maar het is belangrijk om je grenzen te bewaken. Als je te veel hooi op je vork neemt, word je gestrest en gedemotiveerd. En ben je op de lange termijn niet productief.

Tip: Oefen met het zeggen van “nee” op een assertieve manier. Je kunt bijvoorbeeld zeggen:

• “Dank je voor het aanbod, maar ik heb hier momenteel geen tijd voor.”
• “Ik waardeer het dat je aan me denkt en ik heb op dit moment te veel andere prioriteiten.”
• “Ik zou het graag willen doen en ik heb er nu geen ruimte voor.”

 

3. Plan pauzes in je overvolle agenda!

Vergeet niet om pauzes in te lassen. Even je mail checken of een telefoontje beantwoorden tussendoor is geen pauze! Ga wandelen, mediteer, doe yoga of doe iets anders leuks om je hoofd op te frissen.

Pauzes zijn belangrijk om je concentratie te verbeteren, je creativiteit te stimuleren en stress te verminderen. Plan vaste momenten in je agenda voor pauze en houd je hier ook aan!

Tip: Probeer verschillende pauzeactiviteiten uit om te zien wat het beste voor je werkt. Sommige mensen vinden het fijn om even naar buiten te gaan, terwijl anderen liever even mediteren of naar muziek luisteren.

 

4. Maak gebruik van technologie!

Er zijn tal van handige apps en tools die je kunnen helpen met timemanagement. Persoonlijk ben ik voorstander van zo veel mogelijk alles overzichtelijk op één plek te hebben.

 

De Outlook agenda is een krachtige tool om je afspraken, taken en evenementen te beheren. Met Outlook kun je:

• Je agenda overzichtelijk weergeven: Bekijk je agenda per dag, week of maand. Zo zie je in één oogopslag wat je te doen hebt en hoe je keuzes maakt in je overvolle agenda.
• Afspraken en evenementen maken: Maak afspraken met collega’s, klanten of andere contactpersonen. Voeg details toe zoals de locatie, de start- en eindtijd en eventuele bijlagen.
• Herinneringen instellen: Zorg ervoor dat je geen afspraak meer vergeet door herinneringen in te stellen. Je kunt eenmalige of terugkerende herinneringen instellen.
• Taken toevoegen: Voeg taken toe aan je agenda en koppel ze aan een afspraak of evenement. Zo houd je al je taken op één plek bij.
• Delen met anderen: Deel je agenda met anderen, zodat ze kunnen zien wanneer je beschikbaar bent.
• Synchroniseren met andere apparaten: Synchroniseer je agenda met je telefoon, tablet of andere apparaten. Zo heb je je agenda altijd bij je.

 

De Outlook takenlijst is een handige tool om je taken te organiseren en te beheren. Met de takenlijst kun je:

• Taken toevoegen: Voeg taken toe met een beschrijving, deadline en prioriteit.
• Taken categoriseren: Maak categorieën om je taken te ordenen. Zo kun je bijvoorbeeld taken per project of per type taak categoriseren.
• Herinneringen instellen: Zorg ervoor dat je geen taak meer vergeet door herinneringen in te stellen. Je kunt eenmalige of terugkerende herinneringen instellen.
• Taken markeren als voltooid: Vink taken af als je ze hebt voltooid.
• Taken delegeren: Delegeer taken aan anderen.
• Takenlijsten delen: Deel je takenlijsten met anderen, zodat ze kunnen zien wat je aan het doen bent.
• Synchroniseren met andere apparaten: Synchroniseer je takenlijst met je telefoon, tablet of andere apparaten. Zo heb je je takenlijst altijd bij je.

 

De voordelen van het gebruik van de Outlook agenda en takenlijst samen:

• Overzicht: Al je afspraken, taken en evenementen op één plek.
• Efficiënter werken: Door je taken en afspraken te plannen, kun je efficiënter werken en tijd besparen.
• Minder stress: Door je taken te organiseren en te prioriteren, ervaar je minder stress.
• Betere samenwerking: Deel je agenda en takenlijsten met anderen om de samenwerking te verbeteren.
• Altijd up-to-date: Synchroniseer je agenda en takenlijst met je andere apparaten, zodat je altijd op de hoogte bent van je planning.

 

Tip: Naast de standaardfuncties van de Outlook agenda en takenlijst, zijn er ook diverse add-ins en extensies beschikbaar die je extra functionaliteit kunnen bieden. Zo zijn er add-ins voor het integreren van je agenda met projectmanagementtools, CRM-systemen of kalenders van andere personen.

 

Bewezen methodiek

Sinds 2005 heb ik al duizenden deelnemers mogen helpen aan een methodiek die werkt. Een methodiek die je ondersteunt en ervoor zorgt dat je overzicht en regie hebt in je mailbox.

 

E-learning Effectief E-mail Beheer

Over het algemeen train ik bij grotere organisaties. Ik bedacht dat ZZP’ers en MKB’ers zo’n systeem ook goed zouden kunnen gebruiken, maar deze ondernemers hebben vaak weinig tijd om niet-vakinhoudelijke trainingen te volgen. Daarnaast kreeg ik steeds meer persoonlijke trajecten van medewerkers die dreigden uit te vallen door burn-out en die ik 1-op-1 de methodiek aan leerde. Zo kwam ik op het idee om een e-learning te ontwikkelen. Op je eigen tijd en tempo kan je hiermee de methodiek eigen maken. Je kunt de lessen zo vaak je wilt herhalen en er staan tal van handige functies

 

Gratis proeflessen

Wil je graag werken volgens deze bewezen methodiek? Kijk dan eens op https://shop.knowdis.nl/ccenc en doe de gratis proeflessen. Eerst meer lezen over deze e-learning? Kijk op Hoge Impact Effectiviteit Training E-learning.

 

(Digitaal) kopje koffie?

Wil jij ook niet harder, maar vooral slimmer werken? Wil je meer weten of even kennismaken? Laten we, geheel vrijblijvend, een (digitaal) kopje koffie drinken.