Timemanagement of zelfmanagement?
Timemanagement blijft een uitdaging waar veel mensen mee worstelen. Hoe haal je meer uit je dag? Het geheim ligt niet in het beheren van tijd – dat is onmogelijk – maar in zelfmanagement: hoe optimaliseer je je gewoontes, routines en tools zoals bijvoorbeeld Outlook om je werk en leven te organiseren?
In dit artikel deel ik niet alleen praktische tips, maar ook inzichten die je helpen meer rust, focus en overzicht te creëren, zowel op het werk als privé, om direct toe te passen.
Waarom tijd niet te managen is
Tijd is een constante: 24 uur per dag, 60 minuten in een uur en 60 seconden in een minuut. Iedere dag weer, iedere week 7x. Wat je wél kunt veranderen, is hoe je die uren invult. Dit wordt met een populaire term zelfmanagement genoemd en draait om drie pijlers:
1. Welke keuzes maak je? Focus op wat écht belangrijk is, niet alleen op wat belangrijk lijkt.
2. Hoe bewust ben je van je gewoontes? Veel tijd gaat verloren aan onbewuste routines, zoals constant je e-mail checken, veel door je socials scrollen en/of uitstelgedrag.
3. Gebruik je tools optimaal? Programma’s zoals Outlook bieden talloze functies om je werkdag soepeler te laten verlopen, ken jij ze allemaal?
Succesvol timemanagement begint met de vraag: Hoe gebruik ik mijn tijd nu, waar verlies ik waardevolle tijd en wat kan ik anders doen?
Onderzoek: Gewoontes en productiviteit
Een bekend onderzoek van Dr. Wendy Wood, professor in psychologie en auteur van Good Habits, Bad Habits, laat zien dat maar liefst 40-45% van ons dagelijks gedrag gebaseerd is op gewoontes, niet op bewuste keuzes.
Andere onderzoeken geven aan dat we 95% van onze handelingen op de automatische piloot doen. Dus heel belangrijker dat deze gevuld is met gewoontes en routines die efficiënt en effectief zijn.
Wat betekent dit voor timemanagement?
• Gewoontes bepalen je productiviteit: Als je gewoontes inefficiënt zijn – zoals constant multitasken of reactief werken – verlies je veel tijd.
• Positieve routines creëren focus: Gewoontes zoals het plannen van je dag of het werken in tijdsblokken (bijv. de Pomodoro-techniek) verhogen je concentratie en productiviteit.
Wood’s onderzoek benadrukt dat gewoontes veranderen, tijd en consistentie vereist. Door je gedrag stap voor stap aan te passen, kun je langdurige veranderingen realiseren.
Over gewoontes afleren zijn geen cijfers bekend, maar gewoontes aanleren bleek uit Engels onderzoek gemiddeld 66 dagen te duren. En zelfs die 66 dagen zeggen nog niet veel. De snelste proefpersoon deed er namelijk achttien dagen over, terwijl de sloomste 254 dagen nodig had.
Hoe routines je tijd bepalen
Een routine hoeft niet ingewikkeld te zijn. Begin klein en bouw je gewoontes langzaam op. Hier zijn enkele eenvoudige maar krachtige routines:
1. Start met een wekelijkse reflectie
Neem elke week 30 minuten om je successen en uitdagingen te analyseren. Stel jezelf vragen als:
• Wat ging goed deze week?
• Wat kon beter?
• Welke taken kan ik delegeren of automatiseren?
2. Stel dagelijkse prioriteiten
Gebruik de regel van 3: bepaal elke dag maximaal drie taken die je móét afronden. Dit helpt je om je focus te bewaren en voorkomt dat je verzandt in minder belangrijke klusjes.
3. Plan buffers in je agenda
Laat tijd vrij tussen afspraken in om na te denken, op adem te komen en tijd te hebben voor onverwachte situaties. Of die laatste er komen kun je niet weten, maar de ervaring leert dat we minimaal 20% van onze werktijd besteden aan ad hoc zaken, dus je kunt er maar beter rekening mee houden.
.
Outlook als tool voor timemanagement
Outlook wordt dagelijks gebruikt door miljoenen mensen, maar slechts een klein deel benut de tool volledig. Hier zijn enkele manieren waarop Outlook je kan helpen met tijd en taakbeheer:
1. Categoriseer je agenda
• Plan tijd in je agenda voor ongestoord werken (en houd je eraan).
• Plan tijd in je agenda voor ad hoc zaken (2x p.d. een half uur om te beginnen).
• Gebruik kleurcodes om je dag overzichtelijk te maken: bijvoorbeeld blauw voor ad hoc tijd (adem in je agenda), geel voor reminders (post-its waren oorspronkelijk geel) en groen voor focuswerk c.q. taken. Laat afspraken met anderen gewoon in de kleur van je agenda staan, dat scheelt weer tijd!
2. Automatiseer je inbox
• Gebruik regels om taken of deadlines direct naar je takenlijst te verplaatsen.
• Maak snelle stappen aan om mail op te ruimen of door te sturen.
3. Maak gebruik van sneltoetsen
Leer de sneltoetsen van Outlook om sneller te werken. Wist je bijvoorbeeld dat:
• je met Ctrl+Shift+k een nieuwe taak aanmaakt;
• je met Ctrl+Shift+m een nieuwe mail aanmaakt;
• je met Ctrl+g in je agenda direct een datum in kunt geven waar je naartoe wilt?
Veelgestelde vragen over timemanagement
1. Wat als ik altijd onverwachte taken krijg?
Plan ad hoc tijd in je dag. Zorg dat je niet elk moment volledig volplant, zodat je flexibel kunt reageren op wat er op je afkomt. Voordat je op alle urgentie van anderen ingaat, stel hen de vraag: wat zou je doen als je mij niet kon bereiken nu? Als het antwoord is, dat het dan tot morgen kan wachten, is er dus geen urgentie. Als men het dan aan iemand anders zou vragen, is dat nu ook een optie?
2. Hoe voorkom ik afleidingen?
Identificeer je grootste afleiders, zoals meldingen of collega’s, en creëer een werkomgeving waar je focus centraal staat. Zet bijvoorbeeld je telefoon op ‘Niet Storen’ en/of werk met noise-cancelling koptelefoons. Mijn deelnemers ontvangen een leuke give-away die zij hiervoor kunnen inzetten.
3. Hoe blijf ik gemotiveerd?
Kleine successen motiveren. Stel korte-termijndoelen en vier je vooruitgang. Bij een grotere klus, hak je deze in kleinere, haalbare taken. Zo hou je ook met meer gemak overzicht op de eindstreep.
De 5 snelste tips voor betere timemanagement
Tot slot: hier zijn vijf praktische tips die je vandaag al kunt toepassen om beter met je tijd om te gaan:
1. Plan morgen vandaag: Sluit je werkdag af met een korte planning voor de volgende dag. Dit geeft structuur en echte rust tot je weer aan de slag gaat.
2. Gebruik de 2-minutenregel: Taken die minder dan twee minuten duren, kun je meteen doen. Dit voorkomt dat kleine taken opstapelen.
3. Werk in focusblokken: Pas de Pomodoro-methode toe (25 minuten focus, 5 minuten pauze) om productiever te zijn.
4. Elimineer afleidingen: Zet meldingen van je telefoon en e-mail uit tijdens focusmomenten.
5. Evalueer je week: Reflecteer op wat goed ging en wat beter kan. Stel nieuwe doelen voor de komende week.
Conclusie: Timemanagement is zelfmanagement
Timemanagement gaat niet om het controleren van tijd, maar om jezelf zo te organiseren dat je meer bereikt in minder tijd. Door gewoontes te verbeteren, routines te optimaliseren en tools zoals Outlook effectief te gebruiken, kun je je dagen overzichtelijker en productiever maken.
Welke van deze tips ga jij als eerste toepassen? Laat het weten in de reacties, of neem contact op voor meer tips en begeleiding.
(Digitaal) kopje koffie?
Wil jij ook niet harder, maar vooral slimmer werken? Wil je meer weten nadat je deze blog over time management gelezen hebt of wil je gewoon even kennismaken? Laten we, geheel vrijblijvend, een (digitaal) kopje koffie drinken. Klik hier om een berichtje te sturen.
