Tip #4 Effectief e-mailgebruik: actie en deadline
“Graag tekst inhoudelijk controleren voor vrijdag 15 oktober.”
Hoe vaak zie jij dit aan het begin van een mail staan? De gewenste actie en een concrete deadline?
Effectief E-mailgebruik tip #4: actie en deadline
In het kader van effectief e-mailgebruik, begin je een mail bij voorkeur met jouw vraag én een concrete deadline. Besef dat je hierdoor veel sneller een replay krijgt, waardoor jij weer verder kunt.
“Dat is toch niet aardig en beleefd?” krijg ik regelmatig als tegenwerping van deelnemers aan mijn training Effectief E-mail Beheer.
Maar klopt dat wel?
Is het wel aardig om iemand een puzzel te geven in de vorm van een mail vol tekst, waar hij/zij zelf de actie moet zien uit te vogelen?
Is het beleefd om zoveel tijd van iemand te vragen voordat het hem/haar duidelijk is wat jij van hem nodig hebt?
Ga er vanuit dat iedereen veel e-mail krijgt. De meeste van ons hebben een chronisch tijdgebrek en lezen diagonaal.
Door te beginnen met jouw vraag gekoppeld aan een concrete deadline, help jij de ander om keuzes te maken en prioriteiten te stellen.
Persoonlijk vind ik dat best aardig 🙋♀️
“Dat gaat mij niet lukken. Is woensdag 20 oktober okay?” zou zomaar eens een concrete reactie op een concrete deadline kunnen zijn. Zo ben je duidelijk én aardig 🌻 én weet iedereen waar ie aan toe is.
Denk aan de ontvanger
Het is belangrijk om bij het opstellen van je e-mails niet alleen aan jezelf te denken, maar ook aan de ontvanger. Een duidelijk geformuleerde vraag en een concrete deadline zorgen ervoor dat de ander meteen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Dit vermindert de kans op miscommunicatie en zorgt ervoor dat taken sneller worden afgehandeld.
Een handige tip is om je e-mails zo kort en krachtig mogelijk te houden. Lange, ingewikkelde e-mails worden vaak uitgesteld omdat ze veel tijd vergen om te lezen en te begrijpen. Door je boodschap helder en bondig te houden, maak je het de ontvanger makkelijker om snel te reageren. Dit draagt bij aan een vlotte communicatie en een efficiëntere werkomgeving.
Dus, de volgende keer dat je een e-mail opstelt, denk aan de ontvanger en formuleer je vraag en deadline zo duidelijk mogelijk. Je zult merken dat dit niet alleen voor jou, maar ook voor de ander veel prettiger werkt.
Lees ook: Tip #3 Effectief E-mailgebruik
