Afrekenen met je overvolle inbox

Heb je ooit het gevoel gehad dat je verdwaalt in een eindeloze stroom van e-mails? Dat je meer tijd besteedt aan het beheren van je inbox dan aan het daadwerkelijk uitvoeren van taken? Je bent niet alleen.

Afrekenen met je overvolle inbox

De overvolle inbox is een veelvoorkomend probleem dat veel professionals over de hele wereld ervaren. Maar het goede nieuws is dat je met inboxmanagement dit probleem kan aan pakken en je inbox onder controle krijgt. In dit artikel deel ik enkele strategieën waarmee je de eerste stappen zet om af te rekenen met je overvolle inbox en weer grip te krijgen op je werk.

Persoonlijke effectiviteit start met organisatorische vaardigheden en een goede methodiek waardoor je een slag maakt in werkstroomoptimalisatie. En dat alles geeft je weer overzicht en regie, dus rust in je hoofd en ruimte voor andere zaken.

1. Organiseer

Een van de eerste stappen om je overvolle inbox aan te pakken, is het organiseren van je e-mails. Loop je inbox eens door en maak een onderscheid tussen mails die jouw aandacht nog nodig hebben en mails die belangrijke informatie bevatten die je ooit nodig zou kunnen hebben.

Heel vaak zie ik dat men alle mails bewaart, ongeacht de inhoud. Zo creëer je een onoverzichtelijke berg mails, waar de mails die je aandacht nog behoeven helemaal in verdwijnen.

2. Gebruik regels

Regels maken is een geweldige tool om je inbox georganiseerd te houden. Maak regels aan voor bijvoorbeeld nieuwsbrieven, projectmail en systeemmails. Verwijs middels de regels naar de gewenste mappen en laat ze daar automatisch naar toe sturen. Op deze manier kun je e-mails gemakkelijk terugvinden en wordt je inbox niet overspoeld met niet urgente informatie.

3. Plan vaste momenten voor e-mail

In plaats van constant je inbox te controleren, plan vaste momenten op de dag voor e-mailbeheer. Dit kan bijvoorbeeld zijn aan het begin en het einde van de werkdag, of meerdere keren per dag op specifieke tijdstippen. Door jezelf te beperken tot deze geplande momenten, kun je je concentreren op andere taken zonder constant afgeleid te worden door binnenkomende e-mails.

4. Zeg ‘nee’ tegen overbodige e-mails

Wees niet bang om ‘nee’ te zeggen tegen e-mails die niet relevant zijn voor jouw werk of doelen. Als je merkt dat je regelmatig nieuwsbrieven ontvangt waar je niet om hebt gevraagd of e-mails van mensen die je niet kent, schrijf je uit of markeer ze als spam. Op deze manier minimaliseer je de hoeveelheid ongewenste berichten die je inbox overspoelen.

5. Leer delegeren

Soms kan het zijn dat je inbox overvol raakt omdat je te veel taken op je neemt. Leer om te delegeren en taken door te sturen naar de juiste personen binnen je team. Op deze manier kun je jezelf ontlasten van overmatige werklast en ervoor zorgen dat alleen relevante e-mails naar jou worden doorgestuurd.

Uitdaging e-mailbeheer

Het beheren van een overvolle inbox kan een uitdaging zijn, maar met de juiste strategieën en discipline is het zeker mogelijk om weer controle te krijgen. Door prioriteiten te stellen, te organiseren en jezelf te beperken tot vaste momenten voor e-mail, kun je efficiënter werken en meer tijd besteden aan wat echt belangrijk is.

Bewezen methodiek

Sinds 2005 heb ik al duizenden deelnemers mogen helpen aan een methodiek die werkt. Een methodiek die je ondersteunt en ervoor zorgt dat je overzicht en regie hebt in je mailbox.

E-learning Effectief E-mail Beheer

Vaak train ik bij grotere organisaties. Ik bedacht dat ZZP’ers en MKB’ers zo’n kennis ook goed zouden kunnen gebruiken, maar deze ondernemers hebben vaak weinig tijd om niet-vakinhoudelijke trainingen te volgen.

Daarnaast kreeg ik steeds meer persoonlijke trajecten van medewerkers die dreigden uit te vallen door burn-out en die ik 1-op-1 de methodiek aan leerde.

Zo kwam ik op het idee om een e-learning te ontwikkelen. Op je eigen tijd en tempo de methodiek eigen maken. Je kunt de lessen zo vaak je wilt herhalen en er staan tal van effectieve functies in m.b.t. Windows en Outlook. Zo wordt mailen weer leuk!

Gratis proeflessen

Nieuwsgierig of dit iets voor jou is? Kijk dan eens op https://shop.knowdis.nl/ccenc en doe de gratis proeflessen.

(Digitaal) kopje koffie?

Wil jij ook niet harder, maar vooral slimmer werken? Wil je meer weten of even kennismaken? Laten we, geheel vrijblijvend, een (digitaal) kopje koffie drinken.